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Qu'il soit administratif et commercial dans une entreprise, ou médical dans un hôpital, le secrétariat demande toujours rigueur et écoute. Comment une secrétaire s'adapte t-elle a un public et à des enjeux différents ? Réponse par l'exemple...
Cathy, 41 ans, est actuellement assistante du président du directoire de la société Würth qui fait du commerce de gros en outillage, produits chimiques, visserie, boulonnerie. Aurélie, 25 ans, accueille les patients au secrétariat du service hémato-oncologie du CHU d'Hautepierre.
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 En quoi consiste votre travail ? |
Cathy
Je suis assistante du président du directoire, c'est à dire le patron de mon entreprise. Mon travail couvre plusieurs champs d'activité :
- Je coordonne les secrétaires et assistantes (30 collaboratrices) et anime des réunions (création, élaboration et suivi du guide administratif des procédures d'organisation interne)
- Je manage deux agents de service
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Je participe à l'organisation d'événementiels comme le 30è anniversaire de l'entreprise ou l'inauguration du nouveau siège social, en collaboration avec mon patron et le directeur de la communication (cela inclut le suivi logistique, la rédaction de supports, l'animation de la cérémonie d'ouverture)
- Je me charge de centraliser certains achats (fontaines à eau, activité voyages)
- Enfin, j'effectue également des tâches de secrétariat classique : téléphone, courrier, comptes rendus de réunions de direction.
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Aurélie
Je suis la secrétaire du chef de service d'oncologie du CHU d'Hautepierre. Il s'agit du service qui accueille des patients traités pour un cancer. Le matin, je reçois les patients privés suivis par le professeur. Je les accueille au mieux, les écoute. Je prépare leurs dossiers en vérifiant qu'ils sont bien complets : évolution du traitement, résultats d'examens... Je prends les rendez-vous suivants, je les dirige vers l'infirmière de service. Puis, je me charge de taper les courriers de bilan de consultation à envoyer aux autres médecins qui suivent le patient. Je classe les dossiers en y incluant les derniers éléments.
A côté du travail en relation avec les patients, c'est également à moi de gérer l'agenda du professeur en charge du service. Et celui-ci est très sollicité ! Participation à des comités pluridisciplinaires, congrès, réunions, cours à la faculté de médecine... Le planning est chargé, mieux vaut être bien organisé ! |
Quel a été votre parcours ? |
Cathy
J'ai décroché mon Bac B (économique et social) en 1983. Je me suis ensuite dirigée vers la filière Langues Etrangères Appliquées car j'avais dans l'idée de travailler dans l'export.
Après l'obtention de mon DEUG (Bac+2), j'ai effectué une troisième année en école de commerce qui n'a pas répondu à mes attentes
Après cela, j'ai eu une première expérience comme attachée export pour une maison d'éditions musicales en région parisienne qui m'a beaucoup plu. Mais pour des raisons personnelles, j'ai déménagé à Toulouse où j'ai travaillé en magasin en tant que chef de département puis, au chômage, je suis retournée en Alsace où j'ai finalement postulé sur des emplois de secrétariat. Mon expérience commerciale a intéressé les recruteurs de Würth France. On m'a donc donné ma chance en tant que secrétaire de division (direction de la division, administration des ventes, marketing, communication)
Je n'avais bénéficié d'aucune formation en secrétariat ! Je me suis formée sur les différents logiciels en cours d'emplois.
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Aurélie
J'ai choisi de passer un Bac Médico-Social. J'avais dans l'idée de devenir infirmière, mais je me suis vite aperçue que l'aspect soin n'était pas ce que je préférais ! Par contre, le côté administratif et le relationnel avec les patients me plaisaient beaucoup. Après mon Bac, j'ai donc tout naturellement commencé en tant que secrétaire médicale.
Au début, j'ai fait quelques remplacements dans des cabinets privés, celui d'un dermatologue, d'un gynécologue, ou encore d'un angiologue. Puis je suis restée quatre ans au service d'un cardiologue.
| "travail d'équipe, mobilité inter-services, l'hôpital présente beaucoup d'avantages " |
Après cette période, j'ai eu envie de tenter l'expérience dans le public. Travailler à l'hôpital présente des avantages non négligeables ! On y cotoie plus de monde qu'en cabinet. On travaille en équipe, et les possibilités de mobilité au sein des services sont importantes. Je suis donc rentrée au CHU en tant que contractuelle, puis j'ai passé un concours pour être titulaire. Après être passée par les services d'urgences enfants et ORL, me voici à mon poste actuel, dans le service hémato-oncologie.
Aujourd'hui, j'ai le grade d'agent, qui est le premier statut. Au dessus, on trouve les adjoints, puis les secrétaires médicales. Changer de statut implique toujours le passage d'un concours. |
Quelles sont vos conditions de travail ? Les bons et mauvais cotés ? |
Cathy
L'entreprise Würth m'a offert de bonnes perspectives d'évolution.
Même si le salaire de départ était assez modeste, j'ai pu gravir les échelons.
J'ai eu la chance d'avoir un patron qui m'a aidée à progresser dans mon job : formations régulières en bureautique, nomination au statut d'agent de maîtrise puis cadre, augmentations de salaires... Lorsqu'il a été nommé président, il m'a proposé de le "suivre" et j'ai accepté.
J'ai donc pu voir ma mission évoluer automatiquement avec notamment la possibilité de coordonner l'activité secrétariat de l'entreprise (sans aucun lien de hiérarchie avec mes collègues).
J'ai une grande part d'autonomie dans mon poste (qui doit se mériter...)
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Aurélie
Pour le même salaire, mes horaires sont plus légers que lorsque je travaillais dans le privé. Je suis aux 35 heures, et contrairement à une secrétaire médicale travaillant dans un cabinet, je peux prendre mes vacances indépendament de la période de congé du chef de service.
Je ne vois pas d'inconvénients à mon poste actuel. J'y suis arrivée au mois de juillet et je suis ravie. Dans d'autres services, le travail est plus ingrat car le public est parfois difficile.
Les possibilités d'évolution sont limitées et dépendent de la réussite aux concours.
Un mot tout de même sur les salaires. L'évolution est très progressive et la marge réduite... Je gagne actuellement 1150 euros net en tant qu'agent. Une secrétaire médicale en fin de carrière gagne 1700 euros net...
Carrieristes s'abstenir !!
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Comment voyez vous l'avenir ? |
Cathy
J'aimerais sortir du cadre de la fonction d'assistante : laisser de côté la partie secrétariat et exercer des fonctions de "chargée de missions en organisation" ou "office manager".
Une chargée de missions en organisation gère divers projets dans l'entreprise comme par exemple le développement de l'Intranet et son exploitation dans les services,
l'externalisation des fonctions d'impression (imprimantes, scanner, fax et copieurs), l'archivage, les locaux du siège (aménagement, travaux, déménagement des collaborateurs dans les bureaux...), le développement de nouveaux champs d'activités pour l'entreprise...
L'office manager gère les locaux du siège (aménagement, travaux, déménagement des collaborateurs dans les bureaux...) |
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Aurélie
Ce poste est vraiment agréable. Je me plais beaucoup dans le service. Je retrouve les avantages d'un cabinet privé au sein d'un hopital public. J'ai des relations privilégiées avec les patients du professeur, car ils ne sont pas très nombreux et reviennent régulièrement. Dans d'autres services, le passage est si important que c'est impossible...
Mon avenir est également dans les concours, l'idéal étant d'obtenir le grade de secrétaire médicale ! Mais il y a très peu de places, les créations de postes dépendant des budgets de chaque service... |
Quels conseils donneriez-vous aux futur(e)s secrétaires /secrétaires médicales ? |
Cathy
Il ne faut surtout pas envisager d'exercer ce métier parce qu'on ne sait pas quoi faire d'autre, en se disant que c'est un métier facile qui ne demande que peu d'efforts et uniquement de savoir répondre au téléphone et maîtriser l'outil informatique !
Le savoir-faire est important : il peut s'acquérir au fil du temps mais nécessite une grande part d'implication personnelle, de l'intérêt pour son entreprise, l'envie d'apprendre, une curiosité quotidienne et une soif de nouveauté (ne pas se cantonner à des habitudes de travail), un esprit d'initiative et surtout une grande rigueur.
| Envie d'apprendre, curiosité, soif de nouveauté, esprit d'initiative et rigueur |
Le savoir-être est primordial : une secrétaire ou une assistante doit avoir un relationnel "hors du commun" : savoir communiquer avec ses collègues, directeurs ou employés, connaître les gens avec qui elle travaille. L'empathie, l'amabilité, la politesse et le SOURIRE sont des atouts essentiels dans cette mission. Il faut également savoir se remettre en question, accepter que les idées des autres soient les bonnes...
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Aurélie
Il faut être sociable et ne pas avoir peur des gens. Il faut savoir s'exprimer et rédiger dans un bon français... Le langage SMS est à oublier absolument !!
| Accros aux langage SMS s'abstenir ! |
Etre conciliante aide beaucoup, il ne faut pas oublier qu'on est là au service d'un médecin et pour les patients. Et comme pour tout travail administratif, la rigueur est une qualité indispensable !
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En savoir plus sur le métier
Consulte les fiches métier de la "Secrétaire" et de la "Secrétaire médicale" sur le site de l'ONISEP.
Consulte le numéro de la collection Parcours intitulé "Les métiers du para médical et des soins ", publiée par l'ONISEP ainsi que le numéro de la collection Voie Pro intitulé "Secrétariat, Comptabilité, Emplois administratifs".
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